Was ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event-Erlebnis? Event-Marketing richtig planen und umsetzen

Inhaltsverzeichnis: 

1. Was versteht man unter Event-Marketing?
2. Wie sieht ein Event-Marketingplan aus? 
3. Was du bei Event-Marketing planen unbedingt beachten solltest
4. Checkliste für erfolgreiches Event-Marketing 
5. Umsetzung des Event-Marketingplans: So meisterst du die Praxis und potenzielle Risiken
6. Wie kann dir KESCH dabei helfen, Event-Marketing zu planen? 
7. FAQ – Die wichtigsten Fragen rund um Event-Marketing planen 

 

Was versteht man unter Event-Marketing? 

Event-Marketing ist viel mehr als nur eine Party zu organisieren. Es geht darum, eine Strategie zu entwickeln, wie man durch einzigartige Erlebnisse, sein Marketing – Ziel erreicht. Event-Marketing hat das Ziel Marken, Produkte oder Dienstleistungen in einem lebendigen Umfeld zu präsentieren und direkt mit den Teilnehmer*innen zu interagieren. Wenn du Emotionen weckst und deine Botschaften erlebbar machst, bleibt deine Marke im Kopf und Herzen deiner Gäste verankert. 

Gerade in einer Zeit, in der die digitale Kommunikation dominiert, sind persönliche Begegnungen von unschätzbarem Wert. Mit einem clever geplanten Event-Marketing kannst du deiner Marke ein Gesicht geben, Kund*innen binden und neue Kontakte knüpfen. Ob Produktpräsentation, Firmenfeier oder Roadshow – ein durchdachter Plan und eine kreative Umsetzung sind entscheidend für den Erfolg. 

Wie sieht ein Event-Marketingplan aus? 

Ein Event-Marketingplan ist das Fundament für deinen Marketingerfolg. Er umfasst mehrere Phasen, die alle dazu beitragen, Events strategisch und effizient zu gestalten. 

1. Zielsetzung:

Was willst du mit dem Event erreichen? Das können die Einführung eines neuen Produkts, die Steigerung der Markenbekanntheit oder die Stärkung der Kundenbeziehungen sein.

2. Zielgruppenanalyse:

Wen möchtest du ansprechen? Je besser du deine Zielgruppe kennst, desto präziser kannst du das Event auf deren Bedürfnisse zuschneiden. 

3. Budgetplanung:

Jedes Event hat seinen Preis. Mit einer detaillierten Budgetplanung behältst du die Kosten im Griff und vermeidest unangenehme Überraschungen. 

4. Event-Konzept:

Hier entsteht das kreative Konzept – von der Wahl der Location über das Programm bis hin zur Dekoration. Alles sollte zur Marke und den Zielen des Events passen. 

5. Kommunikationsstrategie:

Wie machst du dein Event bekannt? Die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle und Botschaften ist entscheidend, um deine Zielgruppe zu erreichen. 

6. Logistik:

Technik, Catering, Personal – alle logistischen Details müssen genau geplant werden, damit am Tag des Events alles reibungslos läuft.

7. Nachbereitung:

Auch nach dem Event ist noch lange nicht Schluss. Eine gute Nachbereitung, zum Beispiel durch Dankesmails oder eine Feedback-Umfrage, verstärkt den positiven Eindruck und gibt dir wertvolle Hinweise für zukünftige Events. 

Was du bei Event-Marketing planen unbedingt beachten solltest 

Events sind ein wirkungsvolles Instrument, um deine Marke, Produkte oder Dienstleistungen erlebbar zu machen. Aber damit dein Event wirklich ein voller Erfolg wird, gibt es einige wesentliche Punkte, die du im Blick haben solltest: 

1. Zielgruppe im Fokus behalten 

Eine der wichtigsten Regeln im Event Marketing: Kenne deine Zielgruppe! Dein Event sollte auf die Bedürfnisse und Erwartungen deiner Gäste abgestimmt sein. Überlege, welche Themen, Aktivitäten oder Unterhaltung deine Zielgruppe ansprechen und wie du ihnen einen echten Mehrwert bieten kannst. Nur wenn sich deine Gäste angesprochen fühlen, wird dein Event nachhaltig Eindruck hinterlassen. 

2. Klare Botschaften kommunizieren 

Überlege dir im Vorfeld, welche Botschaft du mit deinem Event vermitteln möchtest. Jede Aktivität, jede Dekoration und jede Kommunikation sollte diese Botschaft unterstützen. Ein roter Faden sorgt dafür, dass dein Event nicht nur gut geplant, sondern auch inhaltlich stimmig und überzeugend ist. 

3. Detailplanung und Zeitmanagement 

Die beste Idee nützt nichts, wenn die Umsetzung nicht stimmt. Plane jedes Detail sorgfältig – von der Anmeldung über die Technik bis hin zur Verpflegung. Erstelle einen Zeitplan für den Event-Tag und sorge dafür, dass alle Beteiligten ihn kennen und einhalten. Auch unerwartete Zwischenfälle sollten im Zeitplan berücksichtigt werden, damit du im Notfall flexibel reagieren kannst. 

4. Erlebnis schaffen 

Events leben davon, dass deine Gäste etwas erleben. Schaffe unvergessliche Momente, die im Gedächtnis bleiben. Das können interaktive Stationen, beeindruckende Show-Acts oder außergewöhnliche Dekorationen sein. Ziel ist es, dass deine Gäste das Event nicht nur konsumieren, sondern aktiv daran teilnehmen und es mitgestalten. 

5. Digitale Integration nutzen 

Nutze digitale Technologien, um dein Event noch spannender zu gestalten. Ob Livestreams, Social-Media-Integration oder interaktive Apps – digitale Tools bieten viele Möglichkeiten, um dein Event einem breiteren Publikum zugänglich zu machen und die Teilnehmer aktiv einzubinden. 

6. Feedback einholen 

Nach dem Event ist vor dem Event. Nutze die Gelegenheit, um Feedback von deinen Gästen einzuholen. Was hat gut funktioniert? Was könnte verbessert werden? Ein offenes Ohr für die Meinungen deiner Teilnehmer hilft dir, künftige Events noch erfolgreicher zu gestalten. 

7. Nachhaltigkeit beachten 

Achte darauf, dein Event so nachhaltig wie möglich zu gestalten. Das beginnt bei der Wahl der Location und des Caterings und reicht bis zur Vermeidung von Einwegplastik und der Verwendung von recycelbaren Materialien. Ein umweltbewusstes Event spricht nicht nur umweltbewusste Teilnehmer*innen an, sondern zeigt auch, dass dir die Umwelt am Herzen liegt. 

Wenn du diese Punkte beachtest, steht einem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege. Planst du dein nächstes Event? Wir von KESCH stehen dir gerne zur Seite und helfen dir dabei, ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen! 

Checkliste für erfolgreiches Event-Marketing 

Hier sind die wichtigsten Punkte: 

• Zielsetzung und Zielgruppenanalyse: 

• • Setze klare, messbare Ziele. 
  • Analysiere deine Zielgruppe: Was interessiert sie? Welche Erwartungen haben sie? 

• Budget festlegen: 

• • Erstelle ein detailliertes Budget und behalte die Kosten im Blick. 
  • Plane einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein. 

• Event-Konzept entwickeln: 

• • Entwickle ein kreatives Konzept, das die Botschaft deiner Marke transportiert. 
  • Achte darauf, dass Location, Catering und Programm zum Gesamtkonzept passen. 

• Marketing und Kommunikation: 

  • Plane eine gezielte Marketingkampagne, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu gewinnen. 
  • Nutze Social Media, E-Mail-Marketing und PR-Aktivitäten, um dein Event zu bewerben. 

• Logistik und Organisation: 

  • Stelle sicher, dass Technik, Personal und Materialien reibungslos organisiert sind. 
  • Überprüfe alle logistischen Details mehrfach vor dem Event. 

• Gästemanagement:

  • Lade Gäste rechtzeitig ein und bestätige ihre Teilnahme. 
  • Erstelle eine Liste aller Teilnehmer und bereite Namensschilder und Willkommensgeschenke vor. 

• Nachbereitung:

  • Verschicke Danksagungen und sammle Feedback von den Teilnehmern. 
  • Nutze das Feedback, um zukünftige Events zu optimieren. 

Mit dieser Checkliste bist du bestens gerüstet und kannst sicherstellen, dass dein Event ein voller Erfolg wird. KESCH wurde in 2011 von zwei Event- Begeisterten, nämlich Lukas Schütz und Thomas Kenyeri, gegründet und zählt mittlerweile mit mehr als 3.000 durchgeführten Projekten zu den Pionieren der Eventbranche in Österreich!

Umsetzung des Event-Marketingplans: So meisterst du die Praxis und potenzielle Risiken 

Die Umsetzung deines Event-Marketingplans ist der Moment, in dem sich all deine Mühen und Vorbereitungen auszahlen. Damit jeder Event-Tag reibungslos verläuft und die Teilnehmer ein unvergessliches Erlebnis haben, sollte die Umsetzung genauso gut durchdacht sein wie die Planung. Hier sind einige Tipps, wie du deinen Plan in die Tat umsetzt und dich optimal auf potenzielle Risiken vorbereitest: 

Schritt-für-Schritt-Ablauf und klare Zuständigkeiten 

Ein detaillierter Ablaufplan ist essenziell. Er sollte alle Programmpunkte, Zeitfenster und Verantwortlichkeiten enthalten. Jede und jeder im Team muss genau wissen, was zu welchem Zeitpunkt passieren soll und wer für welche Aufgaben zuständig ist. So vermeidest du Chaos und stellst sicher, dass alles nach Plan läuft. Erstelle am besten auch einen Backup-Plan, falls etwas schiefgeht. 

Regelmäßige Team-Meetings und Kommunikation 

Gerade in den letzten Tagen vor dem Event ist eine enge Abstimmung im Team entscheidend. Halte regelmäßige Meetings ab, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Kläre offene Fragen, aktualisiere den Ablaufplan bei Bedarf und sorge dafür, dass alle Beteiligten die wichtigsten Kontaktinformationen haben. So stellst du sicher, dass bei unvorhergesehenen Ereignissen schnell und gezielt reagiert werden kann. 

Testläufe und Generalproben 

Teste, teste und teste nochmal! Ob Technik, Catering oder die Koordination der Programmpunkte – führe Testläufe durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Mache eine Generalprobe des Events, bei der alle Beteiligten ihre Aufgaben durchspielen. So kannst du eventuelle Schwachstellen noch vor dem großen Tag erkennen und beheben. 

Risiken identifizieren und Notfallpläne erstellen 

Auch wenn du alles sorgfältig planst, gibt es immer ein Restrisiko. Erstelle deshalb eine Liste potenzieller Risiken, wie technische Probleme, Wetterbedingungen bei Outdoor-Events, krankheitsbedingte Ausfälle von Rednern oder unvorhergesehene Veränderungen des Gästeaufkommens. Für jedes Risiko sollte es einen Notfallplan geben, der genau beschreibt, wie in solchen Situationen reagiert wird. Ein Plan B für Technik, Personal und Logistik gibt dir Sicherheit und ermöglicht schnelles Handeln im Ernstfall. 

Flexibilität bewahren 

Trotz aller Planung können immer unerwartete Dinge passieren. Sei flexibel und offen für Veränderungen. Wenn eine Situation Anpassungen erfordert, nimm sie an und passe deinen Plan entsprechend an. Ein*e guter Event-Manager*in zeichnet sich dadurch aus, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und souverän Entscheidungen zu treffen. 

Live-Feedback einholen 

Während des Events solltest du darauf achten, wie die Gäste auf bestimmte Programmpunkte reagieren. Live-Feedback hilft dir, kurzfristig Anpassungen vorzunehmen und auf Wünsche der Teilnehmer*innen einzugehen. Beobachte die Stimmung und das Engagement der Gäste, um die nächsten Programmpunkte eventuell anzupassen und so das bestmögliche Erlebnis zu bieten. 

Mit einer durchdachten Umsetzung deines Event-Marketingplans und einer proaktiven Risikostrategie schaffst du die perfekte Basis, um dein Event erfolgreich über die Bühne zu bringen. Und denk daran: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete, aber Flexibilität und ein kühler Kopf machen den Unterschied am Event-Tag! 

Wie kann dir KESCH dabei helfen, Event-Marketing zu planen? 

Ein Event zu planen, kann eine echte Herausforderung sein. Zum Glück musst du das nicht allein machen! KESCH steht dir als erfahrener Partner zur Seite und unterstützt dich in jeder Phase deines Events – von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung. Hier ein Überblick über unsere Leistungen: 

• Strategische Beratung: Wir helfen dir, die Ziele deines Events festzulegen und eine passende Strategie zu entwickeln. 

• Kreative Konzeption: Unser Team entwirft einzigartige Event-Konzepte, die deine Marke in den Mittelpunkt stellen und unvergessliche Erlebnisse schaffen. 

• Umfassende Planung und Organisation: Wir kümmern uns um alle Details – von der Location-Suche über das Gästemanagement bis hin zur Koordination der Technik. 

• Marketing und Kommunikation: Mit gezielten Maßnahmen sorgen wir dafür, dass dein Event die Aufmerksamkeit bekommt, die es verdient. 

• Nachbereitung und Erfolgskontrolle: Wir analysieren den Erfolg deines Events und geben dir wertvolle Tipps für zukünftige Veranstaltungen. 

 

Warum KESCH? 

KESCH wurde 2011 gegründet und zählt mittlerweile mit mehr als 3.000 durchgeführten Projekten zu den Pionieren der Eventbranche in Österreich. Es ist eine der führenden Brand-Experience-Agenturen im DACH-Raum und wickelt regelmäßig für nationale und internationale Marken wie Coca-Cola, Huawei, Havana Club, A1 Telekom, Nespresso, Schlumberger, Kotanyi, Hendrick’s Gin, Waterdrop, AMA Marketing, Siemens u. v. m. einzigartige Projekte ab. Im Jahr 2021 wurde KESCH sogar zur besten B2B-Event-Marketing-Agentur der Welt ausgezeichnet.

• Du bekommst individuelle Betreuung durch erfahrene Event-Profis. 

• Wir entwickeln kreative und innovative Konzepte, die deine Marke erlebbar machen. 

• Wir planen jeder Touchpoint mit deiner Marke und machen es zum absoluten Highlight! 

• Die Organisation und Durchführung deines Events laufen reibungslos und professionell. 

Gemeinsam zum unvergesslichen Event-Erlebnis 

Ein Event zu planen, ist keine Kleinigkeit – aber mit dem richtigen Partner wird es zum Kinderspiel. KESCH unterstützt dich in jeder Phase deiner Event-Planung, von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Vertraue auf unsere Erfahrung und unser Engagement, um dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. 

Mit KESCH wird dein Event zum Highlight – für dich und deine Gäste! 

Bist du bereit, dein nächstes Event unvergesslich zu machen?

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FAQ – Die wichtigsten Fragen rund um Event Marketing planen 

Was ist Event Marketing?

Event Marketing bedeutet, Veranstaltungen so zu planen und durchzuführen, dass sie eine Marke oder ein Produkt in den Vordergrund stellen und den direkten Kontakt zur Zielgruppe ermöglichen. 

Warum ist Event Marketing wichtig?

Es bietet dir die Chance, direkt mit deiner Zielgruppe zu interagieren, Emotionen zu wecken und deine Markenbotschaften nachhaltig zu verankern. 

Wie plane ich ein erfolgreiches Event?

Ein erfolgreiches Event beginnt mit klaren Zielen, einer genauen Analyse der Zielgruppe und einer detaillierten Planung von Budget, Logistik und Kommunikation. 

Welche Rolle spielt das Budget beim Event Marketing?

Das Budget setzt den Rahmen für dein Event. Es sollte detailliert geplant werden, um Überraschungen zu vermeiden und den größtmöglichen Effekt zu erzielen. 

Wie stelle ich sicher, dass mein Event gut besucht wird?

Eine durchdachte Kommunikationsstrategie und die gezielte Nutzung von Social Media, E-Mail-Marketing und PR-Aktivitäten helfen dir, deine Zielgruppe zu erreichen und zu begeistern.